Papierrechnungen verlieren zunehmend an Bedeutung – seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verpflichtend. Das betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen. Wer nicht rechtzeitig umgestellt hat, riskiert rechtliche und organisatorische Probleme. Doch worum geht es bei der neuen Regelung genau – und weshalb ist es wichtig, sich frühzeitig darauf vorzubereiten?
Was die neue gesetzliche Vorgabe konkret beinhaltet und welche Schritte jetzt notwendig sind, erklären wir in diesem Beitrag.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand, erleichtern die digitale Archivierung und senken die Versandkosten deutlich. Dank Verschlüsselungstechnologien gewährleisten sie zudem eine sichere Übertragung und ermöglichen eine transparente sowie automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Laut Definition der Bundesregierung zeichnet sich eine elektronische Rechnung dadurch aus, dass sie durchgängig digital erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird – automatisiert und ohne Medienbruch. Doch das allein genügt nicht: Damit eine Rechnung offiziell als E-Rechnung gilt, muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931 entsprechen. Voraussetzung ist ein strukturiertes elektronisches Format. Anerkannte Standards sind beispielsweise die XRechnung oder das Format ZuGFeRD, verrät uns Jens Büscher von der Firma Amagno.
Wichtig: Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht und zählt daher nicht als rechtsgültige E-Rechnung.
Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine
Im März 2024 hat der Bundesrat im Zuge des Wachstumschancengesetzes zahlreiche gesetzliche Neuerungen verabschiedet. Eine zentrale Änderung betrifft den B2B-Bereich: Unternehmen sind seither verpflichtet, beim Versand und Empfang von Rechnungen das strukturierte Format gemäß der Norm EN 16931 zu verwenden. Damit wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen verbindlich geregelt
Diese Termine zur E-Rechnungspflicht solltest due kennen:
Seit 01. Januar 2025
- Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
- D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
- Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
- Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
- Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
- Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
- ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
- d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
- d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
- EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden
Was bedeutet diese Umstellung für Unternehmerinnen und Unternehmer?
Für Unternehmen mit bereits digitalisierten Abläufen bedeutet die Einführung der E-Rechnung meist nur eine geringfügige Anpassung. Anders sieht es bei Betrieben aus, die noch stark auf analoge Prozesse setzen – hier steht eine tiefgreifende Umstellung an. Das kann zunächst mit Investitionen in Software, Infrastruktur und internen Schulungen verbunden sein. Der Aufwand mag auf den ersten Blick hoch erscheinen, doch langfristig überwiegen die Vorteile.
Denn die E-Rechnung ist nicht nur eine neue gesetzliche Vorgabe – sie eröffnet auch konkrete Effizienzgewinne: Der Wegfall von Papier und Porto senkt die Kosten, und durch die automatisierte Verarbeitung lassen sich Buchungen schneller durchführen und Zahlungsläufe optimieren. So wird die Rechnungsabwicklung insgesamt deutlich schlanker und moderner.
Warum die Umstellung auf E-Rechnungen dringlich ist
Die Auseinandersetzung mit der E-Rechnung duldet keinen Aufschub – denn seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD korrekt empfangen und verarbeiten zu können. Besonders die XRechnung stellt viele Betriebe vor Herausforderungen: Sie basiert auf dem XML-Format, das ohne passende Software weder lesbar noch effizient handhabbar ist.
Fehlt eine geeignete technische Lösung, geraten Rechnungsprozesse schnell ins Stocken. Das kann teure Folgen haben – etwa durch entgangene Skonti oder eine Häufung von Mahnungen. Solche Verzögerungen wirken sich negativ auf die Liquidität aus und können sogar das Vertrauen von Geschäftspartnern, Investoren oder Kreditinstituten beeinträchtigen. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig funktionierende Alternativen zur manuellen Bearbeitung zu etablieren.
ZUGFeRD als Lösung
Das ZUGFeRD-Format bietet eine praktikablere Option. Hierbei enthält die Rechnung sowohl ein lesbares PDF-Belegbild als auch die XML-Daten im Hintergrund, was die Handhabung deutlich erleichtert. Unternehmen werden voraussichtlich auf dieses Format eher zurückgreifen, da es sowohl für die menschliche Prüfung als auch für die automatisierte Weiterverarbeitung geeignet ist.
Moderne Systeme für effizientere Prozesse
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) bieten die nötige Infrastruktur, um strukturierte Rechnungsformate wie XML-Dateien automatisch auszulesen. Sie bereiten die Inhalte übersichtlich auf, stellen eine gut lesbare Vorschau bereit und ermöglichen es, digitale Stempel oder Kommentare direkt anzubringen. Dadurch werden Prüf- und Freigabeprozesse deutlich vereinfacht – und die Bearbeitung von Rechnungen läuft schnell und effizient ab.
Auch wenn die verpflichtende Einführung der E-Rechnung zunächst wie ein zusätzlicher Aufwand erscheint, überwiegen bei genauerer Betrachtung die Vorteile. Unternehmen, die sich frühzeitig anpassen, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern profitieren auch wirtschaftlich und organisatorisch.
- Rechtssicherheit bei der Rechnungstellung
Eine formal korrekte E-Rechnung ist entscheidend – sie schützt den Vorsteuerabzug beim Empfänger und beugt möglichen Strafzahlungen an das Finanzamt vor. Wer hier sorgfältig arbeitet, vermeidet finanzielle Risiken.
- Zeit für Anpassungen sinnvoll nutzen
Unternehmen, die sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, haben genügend Spielraum, um ihre Systeme zu testen und bei Bedarf zu optimieren – ganz ohne Zeitdruck.
- Früh handeln schafft Wettbewerbsvorteile
Wer schon jetzt auf E-Rechnungen umstellt, digitalisiert damit einen zentralen Geschäftsprozess und verschafft sich einen Vorsprung gegenüber langsameren Mitbewerbern.
- Mehr Effizienz im Alltag
Durch automatisierte Abläufe sinkt der manuelle Aufwand. Rechnungen werden schneller geprüft, verbucht und bezahlt – das verbessert die Liquidität und spart wertvolle Arbeitszeit.
- Deutliche Kosteneinsparungen
Der Verzicht auf Papier, Druck und Porto reduziert die Kosten erheblich. Studien zufolge lassen sich durch den Einsatz von E-Rechnungen bis zu 80 Prozent der Verarbeitungskosten einsparen.
- Beitrag zur Nachhaltigkeit
Digitale Rechnungsprozesse senken den Papierverbrauch und schonen Ressourcen – ein klarer Pluspunkt in Sachen Umweltbilanz und CO₂-Reduktion.
- Transparenz und Regelkonformität
E-Rechnungen lassen sich lückenlos archivieren und nachvollziehen. Das erleichtert interne Prüfungen ebenso wie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Fazit
Seit 2025 ist die elektronische Rechnung für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben – und damit weit mehr als eine reine Formalität. Sie bildet die Basis für effizientere Abläufe, geringere Kosten und mehr Nachhaltigkeit. Unternehmen, die frühzeitig aktiv geworden sind, konnten sich gezielt Wettbewerbsvorteile sichern.
Für alle, die jetzt noch nachjustieren müssen, gilt: Es ist nicht zu spät. Wer jetzt handelt, stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden – und profitiert gleichzeitig von den vielen Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung.